Seizoensreserveringen

Voor het reserveren van de Raaijhal voor een seizoen (4 aaneengesloten maanden of langer) is onderstaande procedure van toepassing. Lees deze eerst door, voordat u een reserveringsaanvraag indient.

Gebruikersovereenkomst, gebruikersvoorwaarden en Huisregels

  • Voor het huren van de Raaijhal is een gebruikersovereenkomst en gebruikersvoorwaarden van toepassing.
  • Wanneer u een reserveringsaanvraag wilt indienen dan dient u daarbij ook een getekende gebruikersovereenkomst aan ons te retourneren.
  • Niet volledig ingevulde reserveringsformulieren en zonder getekende gebruikersovereenkomst wordt een aanvraag niet in behandeling genomen.

Reserveringsaanvragen

  • Om de Raaijhal zo efficiënt mogelijk te kunnen verhuren beoordelen wij aanvragen die wij t/m 31 Mei ontvangen op basis van:
    1. Vaste gebruikers hebben voorrang op tijdelijke gebruikers. Vaste gebruikers zijn huurders die ten minste 9 maanden aaneengesloten de Raaijhal op een vaste dag, tijd en zaaldeel huren.
    2. “historisch verworven recht” . Dit zijn de dagen, uren en tijden die u afgelopen seizoen ook heeft gehuurd.
    3. Georganiseerde en ongeorganiseerde verenigingen uit de Gemeente Boxmeer hebben voorrang op verenigingen van elders.
    4. Georganiseerde verenigingen hebben voorrang op niet georganiseerde verenigingen.
  • Zodra wij uw reserveringsaanvraagformulier ontvangen, wordt deze door ins beoordeeld op bovengenoemde 4 criteria op volgorde van 1 naar 4.
  • Als wij uw aanvraag akkoord bevinden, ontvangt u van ons een mail met het reserveringsformulier retour en vullen op het laatste werkblad het voor u van toepassing zijnde tarief in.
  • U stuurt ons dan (al dan niet) een bevestiging voor akkoord hiervoor.
  • Zodra wij deze bevestiging hebben ontvangen is uw aanvraag definitief en nemen wij de reservering op in de planning van de Raaijhal.
  • Aan de hand daarvan vindt dan ook de facturatie plaats.
  • Vanaf 1 juni vervalt bovenstaande en worden aanvragen vanaf dat moment op basis van beschikbaarheid behandeld en geldt: Wie het eerst komt, Wie het eerst maalt.

Reserveren

Het is niet mogelijk om de Raaijhal met kwartieren te reserveren. Wij werken alléén met hele of halve uren.
Met behulp van het RESERVERINGSFORMULIER VOOR VERENIGINGNEN kunt u uw wensen voor de te huren dagen, tijden en zaaldeel(en) invullen.
Vervolgens kunt m.b.v. dit formulier uw aanvraag voor reservering kenbaar maken.
Onderstaand vind u uitleg over de methodiek hoe u dit formulier het beste kunt hanteren.

  1. Het gemakkelijkste is om het lege reserveringsformulier eerst ergens op te slaan op uw pc.
  2. Vervolgens opent u dan het lege formulier en slaat u het formulier nogmaals onder een nieuwe naam op (bijvoorbeeld: Reserveringsformulier Raaijhal trainingsuren Sportivo Raaijhal 2020 2021).
  3. Dat formulier kunt u dan gebruiken om uw wensen daarop in te vullen.
  4. LET OP: het formulier bestaat uit 4 werkbladen. U dient blad 1 t/m 3 in te vullen.
  5. Als u bijvoorbeeld van half 6 tot half 7 wilt reserveren, dan toets u in de kolom Begin: 17:30 en in de kolom einde 18:30 in bij de gewenste dagen en in de juiste kolom voor het gewenste zaaldeel of hele zaal.
  6. Als u al uw wensen heeft ingevuld, sla dan het formulier weer op.
  7. Vervolgens stuurt u het ingevulde reserveringsformulier per mail naar info@raaijhal.nl

Reserveringen zaterdagen en zondagen t.b.v. wedstrijden

  • Hiervoor is in principe dezelfde procedure als bovenstaand van toepassing. M.b.v. hetzelfde reserveringsformulier kan een aanvraag voor reservering worden ingediend.
  • Voor een aantal verenigingen die de Raaijhal huren voor hun wedstrijden of toernooien is het belangrijk om te weten welke dagen/tijden/uren de Raaijhal in het weekend beschikbaar heeft.
  • Reden hiervan is dat met bonden de wedstrijddata afgestemd moeten worden.
  • Daarom zullen wij die betreffende verenigingen informeren over de definitieve reserveringen die wij hebben gehonoreerd voor de zaterdagen en zondagen.
  • Voor verengingen die wedstrijden spelen in de Raaijhal, dat de uren zo efficiënt mogelijk ingepland worden, zodat er zo min mogelijk gaten in de planning ontstaan.
  • Daarom verzoeken wij deze verenigingen hun planning hierop af te stemmen, hetgeen betekend dat er vanaf 18.00 uur terug wordt gepland.
  • Voor deze aanvragen hanteren wij in principe dezelfde beoordelingscriteria als bovenstaand, met dien verstande dat hier geldt: wie het eerst komt, wie het eerst maalt.
  • Reden hiervan is dat in het verleden is gebleken dat sommige sporten pas medio oktober of nog later, pas over hun definitieve wedstrijdplanning beschikken.

Aanvragen reserveringen zaterdagen en zondagen

  • Als de data- en tijden definitief bij uw vereniging bekend zijn, kunt het lege reserveringsformulier hiervoor weer gebruiken en dit dan weer opnieuw opslaan (bijvoorbeeld onder de naam: Wedstrijduren Sportivo Raaijhal 2020 2021).
  • Zodra u hierop uw data, tijden en zaaldelen heeft ingevuld, kunt u dit formulier naar ons opsturen.
  • Vervolgens geldt de procedure zoals bovenstaand omschreven.

Tarieven, facturatie en betaling

  • Van 1 januari tot en met 31 december is hetzelfde tarief van toepassing als uw vereniging voor de 2e helft van het seizoen voorafgaand ook heeft betaald.
  • Facturatie geschied (in principe) op basis van 2 x per jaar, tenzij anders afgesproken tussen beheerder en gebruiker.
  • De 1e factuur ontvangt u enkele weken voor aanvang van de 1e keer gebruik van de Raaijhal.
  • Indien van toepassing (met name verenigingen uit de Gemeente Boxmeer), informeren wij u in December over de tarieven voor het jaar daaropvolgend.
  • De 2e factuur ontvangt u begin januari van het jaar daaropvolgend voor de resterende periode van betreffende seizoen.
  • Betalingen: uiterlijk 14 dagen na ontvangst van factuur.

Heeft u vragen of hulp nodig om het formulier in te vullen, neem gerust contact met ons op.

Documenten

Reserverings kalender